ドキュメント管理(文書管理)

こちら製品は以下の課題を解決したい方にご利用いただけます。

業務で使う文書をしっかり管理したい。

「ドキュメント管理システム」は業務で使うあらゆる形式のファイルをデータベース上で一元管理できます。

社内文書の審査・承認を効率化したい。

「ワークフロー機能」を利用して、社内文書の審査・承認・公開のフローを効率化できます。

社内の機密文書を特定の社員で共有したい。

「権限管理機能」を利用して、任意のフォルダに対して特定のユーザだけ閲覧・編集できるように設定できます。

概要

サンテックの「ドキュメント管理システム」は、業務で使用するあらゆる種類のドキュメントを、社内で一元管理するための文書管理システムです。

特徴

サンテックの「ドキュメント管理システム」は、高いセキュリティ対策を実現したエンタープライズ・ドキュメント管理システムです。

 

ドキュメント管理システムの「ワークフロー機能」を利用すると、管理職ユーザは、ブラウザを使った画面上の簡単な操作により、ドキュメントの審査・承認・公開を行うことができます。審査・承認が完了したドキュメントは、特定のユーザだけに公開し、閲覧させることが出来るようになります。

また、ドキュメント管理システムの「権限設定機能」を使えば、特定のフォルダに対して、指定したユーザがアクセス出来ないようにしたり、ドキュメントを登録出来ないように設定することできます。

この機能を活用することにより、社内の機密性を確保したい重要な文書を管理することができます。

 

さらに、ドキュメントの閲覧履歴・編集履歴が管理されており、いつ誰がどのドキュメントを閲覧または編集したのかを、履歴情報から確認することができます。

機能一覧

ドキュメント管理

業務で使用するあらゆる種類のファイルを、共有サーバで一元管理することができます。

ドキュメント管理

ファイル一括登録

ドラッグ&ドロップ操作で簡単に、複数ファイルを共有サーバへ、一度に登録することができます。

ファイル一括登録

文書番号自動発番

文書番号の自動発番が可能なので、面倒な文書番号台帳管理から開放されます。

ワークフロー機能

登録した文書ファイルに対して、審査・承認を行う機能があります。

審査・承認が完了したファイルは、配布先に指定したユーザに閲覧させることができます。

ワークフロー

自由度の高い運用

ワークフロー機能の承認が不要なフォルダを設定できますので、ファイルサーバーのような自由な運用も可能です。

権限管理

階層・フォルダに対し、各所属や個人単位に不可視や登録不可の権限設定が可能です。

役員のみや特定部署のみが見えるフォルダも自由自在です。

フォルダ権限

権限の継承

階層として作られるフォルダの権限は、親フォルダから継承でき自由に変更できますので、様々な権限管理が可能です。

細かい権限設定

フォルダに対し各所属部署や個人単位にフォルダ作成・名称変更可否の権限設定が可能です。

Windows統合認証

ドメインに参加しているPCからの接続は、Windows統合認証により自動認証されます。

自動版管理

自動で版番号が管理され、常に最新版が利用できます。また履歴が確認でき旧版の閲覧も可能です。

閲覧履歴管理

登録や変更の履歴だけでなく、「いつ誰がどの文書を見たか」までログを記録できます。

権限グループ

ユーザーに対し所属している部署だけでなく、権限グループを設定できますので所属部署に拘らない権限設定が容易になります。